1. Ako požiadať o vymazanie
Pošlite e-mail na info@smartpage.sk s predmetom „Žiadosť o vymazanie údajov" a tela správy obsahujúceho:
- Vaše používateľské meno v systéme Faktura System
- E-mailovú adresu, z ktorej píšete (na overenie totožnosti)
- Rozsah vymazania:
- Úplné vymazanie účtu (vrátane všetkých dát) - alebo
- Čiastočné vymazanie (uveďte čo presne)
Žiadosť spracujeme do 30 dní v súlade s GDPR čl. 12. O úspešnom vymazaní vás budeme informovať e-mailom.
2. Čo bude vymazané
Pri úplnom vymazaní účtu budú trvalo odstránené:
- Používateľský účet (meno, e-mail, heslo)
- Všetky nahrané faktúry (PDF, XML, DOCX)
- Záznamy o vlastných firmách, klientoch, dodávateľoch
- Finančné dáta (tržby, výdaje, mzdy, rozpočty)
- Záznamy zamestnancov
- Prístupové údaje k IMAP schránke
- Audit log akcií účtu
- Vystavené faktúry v module Kreator
- Všetky súborové prílohy patriace účtu (PDF, XML, DOCX, obrázky faktúr)
Vymazanie sa propaguje aj do záloh do 90 dní (rotácia záloh).
3. Výnimky - čo zostane uchované
Niektoré údaje sme povinní uchovať na základe zákonných povinností, aj keď požiadate o vymazanie:
- Účtovné doklady (faktúry vystavené alebo prijaté, ktoré boli súčasťou účtovníctva) - uchovávané 10 rokov podľa zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve. Po uplynutí lehoty budú vymazané automaticky.
- Údaje súvisiace s prebiehajúcim právnym sporom - len ak existuje aktívny spor (čo nie je bežný prípad)
- Anonymizované štatistiky (počty bez identifikácie osoby) - môžu zostať uchované
Tieto výnimky sú v súlade s GDPR čl. 17 ods. 3 písm. b) (právne povinnosti) a sú zákonom povinné.
4. Alternatívy k úplnému vymazaniu
Pred úplným vymazaním zvážte aj iné možnosti:
- Export dát - môžeme vám poskytnúť kópiu vašich dát v štruktúrovanom formáte (Excel, CSV, JSON, UBL XML) pred vymazaním
- Deaktivácia účtu - účet pozastavíme bez vymazania dát, môžete ho neskôr reaktivovať
- Čiastočné vymazanie - vymažeme len konkrétne dáta (napr. starý IMAP účet, archív faktúr) a účet zachováme
- Anonymizácia - vaše identifikačné údaje nahradíme generickými, ale účtovné záznamy zostanú
Akú možnosť zvolíte uveďte v e-maile.
5. Lehota spracovania
- Potvrdenie prijatia žiadosti - do 5 pracovných dní
- Spracovanie žiadosti - do 30 kalendárnych dní (GDPR čl. 12 ods. 3)
- V zložitých prípadoch môže byť lehota predĺžená o ďalšie 2 mesiace - o predĺžení vás budeme informovať vrátane dôvodu
Vymazanie je bezplatné.
6. Overovanie totožnosti
Aby sme zabránili neoprávneným žiadostiam (napr. niekto cudzí žiadajúci vymazať váš účet), môžeme vás požiadať o doplňujúce overenie:
- Odpoveď z e-mailu, ktorý je naviazaný na účet
- Konkrétne údaje zo systému, ktoré pozná len vlastník účtu
- V extrémnych prípadoch overenie cez SMS / telefonát
Bez overenia nevykonáme žiadne nezvratné akcie.
7. Sťažnosť na postup
Ak nie ste spokojný so spôsobom vybavenia žiadosti, môžete sa obrátiť na Úrad na ochranu osobných údajov SR:
Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27
E-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk
Web: https://dataprotection.gov.sk